Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan
berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang
sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada
masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui
sebagai berikut :
1. Peranan sekretaris terhadap atasan :
a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara
adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan
kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan
sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap
pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif
akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga
segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.
TUGAS SEKRETARIS
Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan
sekretaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga
lebih berat karena selain betugas dan bertanggung jawab terhadap
pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan
mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk
menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini
sangat penting bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau
manajer karena mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap
kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun
pengendalian bawahan.
sumber:http://organisasi.org/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peran-syarat-tata-kerja-dll
Jadi sebenarnya sekretaris itu lebih paham dengan pekerjaan atasannya dari pada atasannya sendiri. Itu sih yang aku dapat..
BalasHapusEh liat juga dong tulisan aku ada di marke trendsnya di Sewa kantor Get Realty hehe makasyii